Políticas de Impressão

A utilização de políticas de impressão para o usuário final é a melhor forma de diminuir custo e desperdício com suprimento e papel. Não adianta enviar por e-mail um comunicado pedindo a colaboração do usuário e nem passar por todas as impressoras todos os dias para recolher a papelada impressa e esquecida.

Existem no mercado várias ferramentas de controle e políticas de impressão que funcionam mais ou menos como um proxy de internet. 

Dois recursos interessantes existentes nestas ferramentas são:

- Não poder imprimir o mesmo documento em menos de xx segundos. Este recurso serve para conter a ansiedade e desperdício daqueles usuários com dedos nervosos que não param de enviar impressões alegando por qualquer motivo que está tudo lento ou travando.

- Permitir impressão colorida apenas para grupos ou usuários específicos. Outro recurso bacana que serve para conter o desperdício daqueles usuários que gostam de imprimir as fotos da familia no final de semana, o que é bem comum em todos os ambientes de impressão.

Existem muitos outros recursos disponíveis e ainda é possível combina-los para um melhor resultado.

Serviços de Impressão

Durante os muitos anos de gestão de serviços de impressão em uma empresa em São Paulo, sempre me deparei com problemas de compatibilidade entre software, hardware e muitas vezes compatibilidade do ambiente.

Recordo-me de uma implantação em uma instituição de ensino em meados de 2005 que tinha mais ou menos umas 400 estações de trabalho e 600 usuários sem nenhum recurso de autenticação em rede... tudo local... era só ligar o micro e pronto... Como contabilizar este ambiente por usuário?

Foi complicado, mas depois de um bom papo com o pessoal de TI, onde fiz grandes amizades, conseguimos contornar o problema e implantar o projeto. Tudo bem... demorou um pouco mais, mas valeu!!! Criamos uma base de usuários no servidor de impressão utilizando a conta de e-mail dos usuários como login e uma senha padrão que posteriormente o usuário deveria substituir.

Se fosse hoje seria mais fácil... já existe ferramenta onde o usuário efetua seu próprio cadastro para utilizar os serviços de cópia e impressão, este é submetido para um administrador que aprova ou não. Após a aprovação, toda impressão do usuário só acontece mediante a autenticação, e nem é preciso instalar nada local... um agente Java é quem garante o funcionamento.

Pois bem... Algumas empresas que se dizem especialistas nos serviços de gestão de ambientes de impressão não acompanharam esta evolução e continuam oferecendo alguma coisa que eles chamam de serviço quando na verdade eles oferecem muita dor de cabeça.

Recentemente, em contato com uma destas empresas a pedido de um amigo, soube que eles contabilizam tudo por usuário, emitem relatório e até disponibilizam equipamento de backup... mas depois de contratar o a empresa nada disso acontece e o discurso é sempre o mesmo... “então... encontramos um problema na sua estrutura que bla! bla! bla!...”

Software e hardware funcionam perfeitamente e seus fabricantes garantem e prestam suporte, mas e o serviço de gestão... será que funciona?

Existem muitas empresas sérias que se garantem no mercado e acumulam anos e anos de experiência, e existe também uma minoria que oferece maravilhas e apresentam seus resultados acompanhados de um comprimido para dor de cabeça.